TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES PARA USO DE SERVICIOS EN LAS
RESERVAS NATURALES DE LA FUNDACIÓN PROAVES DE COLOMBIA
Este documento contiene los términos y condiciones generales (en adelante «Términos y Condiciones») aplicables al acceso, permanencia y uso de los servicios ofrecidos dentro de las Reservas Naturales de la Fundación ProAves de Colombia (en adelante la “RESERVA NATURAL” o las “RESERVAS NATURALES”) aplicable a todas las personas, clientes, agencias, guías turísticos, transportadores y, en general, visitantes ocasionales o frecuentes de las RESERVAS NATURALES. Si no acepta los términos y condiciones de uso de las RESERVAS NATURALES, por favor no haga reservaciones ni contrate los servicios relacionados en este documento.
Las RESERVAS NATURALES corresponden a lugares que por sus características, se consideran como únicos y estratégicos para la conservación de la biodiversidad, a la vez que se encuentran determinadas como sitios AZE de alianza para la cero extinción (por sus siglas en inglés Aliance for Zero Extinton), sitios KBA área clave para la biodiversidad (por sus siglas en inglés Key Biodiversity Area), sitios IBA área importante para las aves, (por sus siglas en inglés Important Bird Area), y pertenecen además al Sistema Nacional de Áreas Protegidas de Colombia – SINAP. Del cumplimiento de las estipulaciones de este documento depende que las mismas puedan seguir cumpliendo su propósito de conservación y estar abiertas para visitantes.
De acuerdo a lo establecido en el convenio celebrado entre, de una parte, la Fundación ProAves de Colombia identificada con Nit. 811.031.647 en calidad de titular de las RESERVAS NATURALES, y de la otra parte, ENDEMICS COLOMBIA S.A.S. (en adelante “ENDEMICS” o la “ADMINISTRADORA”) identificada con Nit. 901452904; la administración y la prestación de todos los servicios que se ofrecen en las RESERVAS NATURALES corresponden exclusivamente y se encuentran bajo la entera responsabilidad de LA ADMINISTRADORA.
Los servicios disponibles en las RESERVAS NATURALES sólo podrán ser contratados por personas (naturales o jurídicas) que tengan capacidad legal para contratar. Los actos de contratación que realicen en este sitio menores de edad o personas que no cuenten con capacidad legal para contratar, serán responsabilidad de sus padres, tutores, curadores o encargados, y por tanto, se considerarán realizados por éstos en ejercicio de la representación legal con la que cuentan. Para efectos de las plataformas digitales disponibles para la gestión de reservaciones en las RESERVAS NATURALES, quien registre un usuario como “empresa”, deberá tener capacidad para contratar a nombre de tal entidad y de obligar a la misma en el marco de los Términos y Condiciones. Así mismo, todo usuario se obliga a suministrar información real, veraz y fidedigna; por ende, de forma expresa e inequívoca declara haber leído, que entiende y que acepta la totalidad de las disposiciones de los Términos y Condiciones, por lo que se compromete al cumplimiento total de los deberes, obligaciones, acciones y omisiones aquí expresadas.
Los servicios prestados al interior de las RESERVAS NATURALES serán gestionados, coordinados, autorizados y/o permitidos por LA ADMINISTRADORA, ENDEMICS COLOMBIA S.A.S., entidad operadora de servicios turísticos debidamente registrada con el Registro Nacional de Turismo No. 92469 y No. 155527 (Viviendas turísticas), la cual tiene a su cargo el uso y administración de las RESERVAS NATURALES en cuanto a la operación, gestión y prestación de los servicios ofrecidos al interior de estas.
Al interior de las RESERVAS NATURALES se ofrecen los siguientes servicios, los cuales podrán ser contratados directamente mediante LA ADMINISTRADORA:
Al interior de las RESERVAS NATURALES los visitantes podrán hospedarse en los espacios definidos para ello. Las normas relacionadas con la estancia y los procesos de reservación se indican a continuación:
5.1. PROCESO DE RESERVACIÓN
La reservación de los servicios puede realizarse directamente por las agencias o por las personas interesadas en ingresar o contratar servicios en las RESERVAS NATURALES.
Adicionalmente, las agencias y las personas podrán realizar y gestionar sus reservaciones a través de LA ADMINISTRADORA, lo cual tendrá un cargo administrativo adicional y será la única alternativa de reservación posible en caso de requerir una factura electrónica DIAN (autoridad de aduanas e impuestos de Colombia). Para ello, podrán comunicarse a través de los siguientes canales:
– E-mail: bookings@endemics.com.co infoendemics@gmail.com
– Llamada o mensaje vía WhatsApp: (+57) 323 434 3487
En su solicitud de reservación, debe proporcionarse la siguiente información:
Una vez recibida la solicitud de reservación a través de correo electrónico, llamada o WhatsApp, LA ADMINISTRADORA revisará la disponibilidad de las fechas solicitadas y las habitaciones requeridas. Si la reservación es viable, se brindará respuesta a través de los datos de contacto otorgados en la solicitud, dentro de un plazo no mayor a cuarenta y ocho (48) horas, para confirmar la disponibilidad y proporcionar detalles sobre el depósito y el pago.
5.2. FORMAS DE PAGO
Una vez confirmada la disponibilidad, ya sea porque aparecen liberadas las fechas en la plataforma o porque así lo informó LA ADMINISTRADORA, independiente de la forma de reservación y método de pago, se requerirá de un depósito del 20% del valor total de la reservación para asegurar que esta quede en firme.
En caso de requerir de una factura electrónica (DIAN) deberá gestionar su reserva unicamente por correo electrónico o WhastApp, y se agregará un costo administrativo adicional a los precios publicados en línea; y en este caso, el depósito correspondiente al 20% del valor total debe realizarse dentro de un plazo no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir del día de confirmación de la disponibilidad para hacer la reservación. En caso de no abonarse el valor completo del depósito no se mantendrá la reservación. El 80% adeudado deberá pagarse con al menos setenta (60) días antes de la fecha de check-in. En este caso, los pagos pueden hacerse con tarjeta de crédito o débito a través de un enlace de pago, y también mediante una transferencia bancaria a la cuenta de ahorros Bancolombia No. 928-0000-10-07 a nombre de ENDEMICS COLOMBIA S.A.S. identificada con NIT. 901452904.
Independiente del medio de pago o el canal de reservación, esta última podrá cancelarse automáticamente en caso de que no se realicen los pagos correspondientes en los plazos definidos.
5.3. POLÍTICA DE CANCELACIÓN
En caso de solicitar la cancelación de la reservación, no se realizarán reembolsos bajo ninguna circunstancia y se cobrará el depósito del 20%. Sin embargo, la diferencia entre el depósito y el total de la reservación cancelada cuando ha sido abonada, se guardará como saldo a favor para ser utilizado en futuras reservaciones, siempre y cuando la cancelación se realice con un plazo superior a sesenta (60) días previos a la fecha de check-in. El saldo a favor podrá ser utilizado para reservar alojamiento u otros servicios en cualquier RESERVA NATURAL. El saldo a favor únicamente será válido para reservaciones que sean reprogramadas para fechas que se encuentren dentro de un (1) año contado a partir de la fecha de cancelación.
En caso de que los visitantes no se presenten el día del check-in (no show), sin haber solicitado cancelación o modificación previa, o cuando la cancelación o modificación se solicite durante los días o noches que comprenden la reservación, no se realizará devolución alguna de dinero ni será posible modificar o cancelar la reservación.
5.4. MODIFICACIONES DE RESERVACIONES
Si faltan menos de sesenta (60) días para la fecha del chek-in no es posible modificar la reservación.
Una vez realizada la reservación, para cualquier modificación de esta (siempre y cuando falten más de sesenta días para el check-in), es necesario comunicarse previamente a la dirección de correo electrónico visit@conservation.co o mediante llamada o mensaje de WhatsApp al número (+57) 323 434 3487.
Las modificaciones de reservaciones están sujetas a disponibilidad. Si las nuevas fechas solicitadas no están disponibles, se ofrecerán alternativas según la disponibilidad existente. En caso de no encontrar una fecha alternativa satisfactoria, la reservación original se mantendrá según lo acordado inicialmente. Las modificaciones de reservaciones están limitadas a cambios de fecha y están sujetas a las políticas de disponibilidad.
Las agencias y/o visitantes deben comunicarse a través de los canales de atención de WhatsApp y correo electrónico lo antes posible para solicitar cualquier modificación de reservación. LA ADMINISTRADORA se compromete a atender las solicitudes de modificación de manera oportuna y a ofrecer alternativas adecuadas.
5.5. POLÍTICAS DE LLEGADA Y SALIDA
El check-in se encuentra disponible a partir de las 3:00 P.M., y el check-out debe realizarse antes de las 11:00 A.M.
Si los visitantes desean llegar o salir a la RESERVA NATURAL a una hora distinta, pueden hacerlo, y dejar su equipaje en nuestro servicio de guardaequipaje. De ser este el caso, se recomienda informar con antelación.
Se solicita a las agencias que se notifique a la RESERVA NATURAL la hora de llegada de los visitantes con al menos dos (2) días de anticipación; adicionalmente, es importante informar si los visitantes requerirán almuerzo, cena o algún servicio especial el día del check-in, esto nos ayudará a preparar los servicios de manera adecuada y a garantizar una experiencia satisfactoria. Si hay alguna restricción alimenticia o requerimientos especiales, como alergias, dietas específicas o preferencias dietarias, estas deben informarse con anticipación. LA ADMINISTRADORA se compromete a hacer todo lo posible para atender estas solicitudes y ofrecer opciones de menú adecuadas. No es posible prestar servicio de alimentación especial si no fue solicitado con anterioridad.
5.6. CONDICIONES DE USO
Los gastos relacionados con la reservación del servicio de alojamiento incluyen el acceso a todos los senderos de la RESERVA NATURAL.
Los niños y niñas menores de siete (7) años pueden hospedarse en el alojamiento junto a los adultos de su grupo sin costo adicional.
El servicio de limpieza de las habitaciones se presta como parte del alojamiento cada tercer día. Sin embargo, los visitantes pueden solicitar una limpieza adicional notificando a la recepción. No se ofrece servicio de lavandería. Recuerde que el cambio de toallas, de lencería o servicios de limpieza adicionales, generan un impacto ambiental adicional que le invitamos a evitar.
5.7. CONDICIONES DE USO DE DORMITORIOS COMPARTIDOS
En el caso de contratar el servicio de dormitorios compartidos a través de agencias, estas últimas se asegurarán de que los visitantes conozcan y cumplan las normas aplicables. En tal caso, los visitantes cumplirán con las siguientes recomendaciones:
La RESERVA NATURAL brinda el servicio de alimentación. Se ha capacitado al personal para poder adaptar el menú a las diferentes restricciones alimenticias o dietarias.
Los horarios de prestación del servicio de alimentación en los espacios indicados para ello son:
Desayuno: desde las 6:00 A.M. y hasta las 8.00 A.M.
Almuerzo: desde las 12:00 P.M. y hasta las 2:00 P.M.
Cena: desde las 6:00 P.M. y hasta las 8:00 P.M.
Además, en relación con el servicio de alimentación, es importante tener en cuenta lo siguiente:
Los senderos de las RESERVAS NATURALES se encuentran adecuadamente señalizados y pueden ser transitados sin el acompañamiento de un guía o guardabosques. El acceso a los senderos está incluido en la tarifa de alojamiento, y el equipo de la RESERVA NATURAL suministrará todas las indicaciones necesarias para realizar los recorridos, así como también un mapa con recomendaciones.
Además de ello, existe la posibilidad de contratar el servicio de guianza de acuerdo con la disponibilidad de guías externos autorizados, así como caminatas guiadas con personal experto. La reservación de tales servicios se debe hacer por lo menos con un (1) día de anticipación, momento en el cual podrá accederse a un directorio de guías locales autorizados. Este servicio se encuentra limitado de acuerdo a disponibilidad.
La Agencia y la reserva no tienen servicio de transporte propio, sin embargo se podrán suministrar servicios de transporte desde, o hacia la RESERVA NATURAL. Los servicios de transporte deben solicitarse con anticipación y pagarse previamente.
Las facturas electrónicas (DIAN) sólo pueden expedirse cuando la reservación se lleva a cabo a través de Endemics Colombia S.A.S. En caso de adelantar la reservación por la plataforma RESNEXUS (www.conservation.co), la plataforma generará un recibo de pago automático.
En caso de requerir facturación electrónica DIAN, tenga en cuenta que:
Además de todo lo mencionado, se resaltan las siguientes indicaciones encaminadas a garantizar la protección de la diversidad biológica, los paisajes y los ecosistemas que se protegen al interior de las RESERVAS NATURALES, en procura además de garantizar una satisfactoria experiencia para todos los visitantes.
Así, todos los visitantes de las RESERVAS NATURALES se obligan a acatar y a cumplir con las siguientes disposiciones:
Se encuentra absolutamente prohibido al interior de las RESERVAS NATURALES:
Es de obligatorio cumplimiento sin excepción alguna, al ingresar a las RESERVAS NATURALES:
En caso de tener alguna inquietud o inconveniente relacionada con su visita, por favor contáctenos a través del correo electrónico visit@conservation.co bookings@endemics.com.co y del WhatsApp (+57) 323 434 3487.
Las operaciones y los servicios prestados dentro de las RESERVAS NATURALES obedecen a prácticas compatibles con el propósito de conservación de la biodiversidad y la protección de la naturaleza, que buscan minimizar los impactos y asegurar una relación equilibrada con el territorio y los ecosistemas.
El personal que trabaja en la RESERVA NATURAL adelanta en sus labores diarias, actividades encaminadas a asegurar la sostenibilidad, como lo son la separación de residuos, compostaje, optimización de recursos, uso de elementos biodegradables, entre otros.
Se invita a los visitantes a implementar prácticas sostenibles durante su permanencia en las RESERVAS NATURALES, relacionadas con tomar duchas cortas, evitar ensuciar elementos e instalaciones, disminuir la generación de residuos y el uso de plásticos de un solo uso, desconectar equipos y apagar luces, y usar productos de cuidado y aseo personal biodegradables.
De acuerdo a disponibilidad, contamos con un filtro de agua en las zonas comunes de las RESERVAS NATURALES en el cual los visitantes podrán rellenar su termo de agua personal.
Con la solicitud de reservación a través de cualquiera de los canales dispuestos para ello, las agencias y visitantes aceptan y autorizan que Endemics Colombia S.A.S. y la Fundación ProAves de Colombia utilicen sus datos en calidad de responsables del tratamiento para fines derivados de la ejecución de las operaciones propias de tales instituciones, de acuerdo con la política de tratamiento y protección de datos personales.
La información personal suministrada por las agencias y visitantes al momento de su reservación o visita a la RESERVA NATURAL, incluye datos tales como: nombres, identificación, edad, género, dirección, correo electrónico y teléfono, por lo tanto, los usuarios y visitantes asumen cualquier riesgo derivado de entregarlos en medios electrónicos. La información personal de todos las agencias y visitantes estará protegida por mecanismos razonables de seguridad.
En cualquier caso, las agencias y visitantes podrán solicitar el retiro o modificación de su información personal de las bases de datos, y de requerirlo, sólo se conservará en dichas bases de datos la información que sea estrictamente necesaria para fines esenciales, estadísticos o de control.
Las agencias, usuarios y visitantes se comprometen a respetar los derechos de autor, la marca, secreto comercial, derechos morales u otros derechos de propiedad intelectual, de publicidad y/o privacidad. Todo el contenido incluido o puesto a disposición de las agencia y visitantes en la plataforma y otros canales de comunicación, incluyendo textos, gráficas, logos, íconos, imágenes, archivos de audio, descargas digitales y cualquier otra información, es de propiedad de Endemics Colombia S.A.S. y de la Fundación ProAves de Colombia, y han sido licenciadas a éstas por los proveedores correspondientes. La información, contenidos y material suministrado a la Plataforma, están protegidos por derechos de autor y marcas registradas conforme a la legislación de la República de Colombia, la Comunidad Andina (CAN), la Organización Mundial de Propiedad Intelectual (OMPI), así como por las disposiciones de tratados internacionales. Cada visitante y agencia, por el mero uso de la Plataforma RESNEXUS, reconoce y acepta que todo el contenido allí dispuesto, incluyendo todos los derechos de propiedad intelectual asociados, son propiedad exclusiva de la plataforma y de sus licenciantes.
Se dará por terminado el contrato unilateralmente si el usuario (ya sea visitante o agencia) infringe los derechos de autor, la marca, secreto comercial, derechos morales u otros derechos de propiedad intelectual, de publicidad o privacidad.
Además del contenido, las marcas, denominativas o figurativas, marcas de servicio, diseños industriales y cualquier otro elemento de propiedad intelectual que haga parte del contenido de La Plataforma, son de propiedad de LA ADMINISTRADORA y/o la Fundación ProAves de Colombia y/o de sus proveedores o aliados y, por tal razón, no pueden ser usadas por los Usuarios en conexión con cualquier producto o servicio que no sea provisto por sus titulares o autorizados, o de forma que impliquen actos de confusión, descrédito a la Empresa o a las Empresas Proveedoras o aliadas, o cualquier acto de competencia desleal.
Los links y anuncios de cualquier otra plataforma o red social, pasarelas de pagos, entidades bancarias, programas de fidelización y/o empresas de cualquier clase, pueden llegar a mostrar contenido en la plataforma o canales de comunicación, sobre el cual no se hacen responsables ni ENDEMICS COLOMBIA S.A.S. ni la FUNDACIÓN PROAVES DE COLOMBIA. En todo caso los usuarios tienen la obligación de verificar las secciones de términos y condiciones, política legal y de privacidad de terceros con los cuales tenga enlace nuestra plataforma o canales de comunicación.
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Endemics Colombia S.A.S. y la Fundación ProAves de Colombia están comprometidas con la protección de la seguridad de su información personal. Por ello, tenemos implementados mecanismos razonables de seguridad que aseguran la protección de la información personal, y se encuentran limitados los accesos a los sistemas autorizados. Sólo personal autorizado tiene acceso a la información que nos proporcionan agencias y visitantes. Además, se han dispuesto reglas estrictas a los empleados con acceso a las bases de datos que almacenan información con datos personales. Se cuenta con medidas técnicas y de seguridad para evitar el acceso no autorizado o ilegal o la pérdida accidental, destrucción u ocurrencia de daños a su información. Cuando se recolectan datos a través de la plataforma RESNEXUS, recogemos sus datos personales en un servidor seguro.
Además, se dispone de programas de protección en nuestros medios de almacenamiento de información. Cuando se recopila información de tarjetas para pago electrónico, se utilizan sistemas de cifrado Secure Socket Layer (SSL) que codifica la misma evitando usos fraudulentos. Si bien no es posible garantizar la plena confiabilidad de estos sistemas, los mismos han probado ser efectivos en el manejo de información reservada, toda vez que cuentan con mecanismos que impiden el acceso de amenazas externas (i.e. hackers). La plataforma de procesamiento de pagos es de un tercero experto en la prestación de tales servicios y es responsable de recopilar la información financiera de los usuarios, y se asegura de la realización del proceso de pago de principio a fin. Por tanto, el éxito de tal proceso es exclusiva responsabilidad de tal entidad o grupo de entidades. Se mantendrán las salvaguardias físicas, electrónicas y de procedimiento en relación con la recolección, almacenamiento y divulgación de información. Los procedimientos institucionales de seguridad exigen que en ocasiones pueda solicitarse una prueba de identidad antes de revelar información personal. Es necesario tener en cuenta que la agencia o el visitante (según sea el caso) son los únicos responsables de la protección contra el acceso no autorizado a su contraseña y a su dispositivos.
Se procura siempre garantizar disponibilidad, continuidad y buen funcionamiento de los servicios en las RESERVAS NATURALES. Sin embargo, podrá bloquearse, interrumpirse, suspenderse o restringirse el acceso a estas o a parte de ellas, cuando se considere necesario para el mejoramiento de un servicio, por razones de seguridad, condiciones climáticas, entre otras razones; situaciones que no generarán indemnización alguna para las agencias o visitantes.
ENDEMICS COLOMBIA S.A.S., FUNDACIÓN PROAVES DE COLOMBIA, y/o el personal y/o entidades aliadas a estas, no se hacen responsables por: a) fuerza mayor o caso fortuito; b) la pérdida, extravío o hurto de artículos en las instalaciones de las RESERVAS NATURALES; c) errores en la digitación o de envío de información por parte de los usuarios, visitantes y/o las agencias durante los procesos de reservaciones; d) perjuicios patrimoniales o extrapatrimoniales y; e) en general, por responsabilidades a cargo de terceros o de proveedores aliados, relacionados con el suministro de bienes o servicios, que puedan llegar a generar sobrecostos o retrasos para las agencias o los visitantes.
Los Términos y Condiciones, y todo lo que tenga que ver con los servicios prestados en las RESERVAS NATURALES, se rigen por las leyes de la República de Colombia. En consecuencia, todas las visitas, contratos y transacciones que se realicen por cualquier canal, incluída la plataforma RESNEXUS de www.conservation.co, así como sus efectos jurídicos, quedarán regidos por estas reglas y sometidos a la legislación aplicable en la República de Colombia. En caso que usuarios, agencias o visitantes de otros países utilicen la plataforma para solicitar o contratar productos y servicios en Colombia, se sujetan a lo dispuesto en el presente documento.
Los Términos y Condiciones podrán modificarse en cualquier momento, haciendo públicos los cambios a través de la página web www.conservation.co y enviándolos a través de los correos electrónicos registrados por cada usuario. Todos los términos modificados entrarán en vigor a los diez (10) días de su publicación. Dentro de los 5 (cinco) días siguientes a la publicación de las modificaciones introducidas, la agencia, visitante o usuario que no acepte las mismas, deberá comunicarlo a través de correo electrónico a la dirección visit@conservation.co; en ese caso quedará disuelto el vínculo contractual y será inhabilitado como miembro perdiendo el acceso a los beneficios que se hayan configurado, incluso para el uso de la plataforma RESNEXUS. Vencido este plazo, se considerarán aceptados los nuevos Términos y Condiciones, y el contrato, si existiere, continuará vinculando a ambas partes. En todo caso, el mero uso de la plataforma RESNEXUS implica para el usuario, cliente o aliado la aceptación de los Términos y Condiciones vigentes durante ese momento.
Forman parte integral de este documento y, en consecuencia, de la relación entre LA ADMINISTRADORA, LA RESERVA NATURAL, las agencias, usuarios y visitantes, los siguientes:
19.1. Política de manejo y protección de datos personales.
19.2. Contrato electrónico de servicios.
Este documento estará vigente a partir de su divulgación.
